Fiche de paie électronique et droit du travail

19 février 2018

La fiche de paye électronique est encadrée par le Code du travail qui impose certaines obligations à l'employeur. Le point sur les règles à jour de la loi travail. 

Définition et fonctionnement

Les employeurs sont de plus en plus nombreux à opter pour le bulletin de paye électronique. Via ce système, la fiche de paie n'est plus remise au salarié sous forme papier mais par voie dématérialisée. Le salarié peut ainsi y accéder sous forme de fichier, éventuellement via un portail en ligne. Il peut librement le consulter sous forme numérique et l'imprimer si besoin. 

Ce système permet à l'entreprise d'économiser des frais d'impression, d'affranchissement et d'archivage. Plus largement, la numérisation des bulletins de paie a également un rôle bénéfique pour l'environnement. 

Demande et accord

La loi travail de 2016 a modifié le régime applicable à l'édition des bulletins de paie électronique. 

Depuis le 1er janvier 2017, l'employeur peut opter pour l'envoi des fiches de paye sous forme dématérialisée dès lors que le salarié ne s'y oppose pas. Lorsqu'il prend cette décision, il doit informer le salarié de son droit d'opposition. Cette communication – adressée par tout moyen conférant date certaine - doit être faite au moins un mois avant la remise du premier bulletin de salaire électronique ou au moment de l'embauche. 
Avant le 1er janvier 2017, l'employeur devait obligatoirement solliciter l'accord du salarié pour mettre en place le dispositif. Désormais, il doit seulement l'informer de son droit de s'y opposer.

Opposition

Le salarié peut s'opposer à la dématérialisation de son bulletin de salaire à tout moment, y compris lorsqu'un bulletin de paie électronique lui a déjà été remis. Il doit alors notifier sa décision à l'employeur. L'employeur devra dans ce cas lui remettre ses bulletins de salaire sous forme papier dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 3 mois qui suivent la notification de la demande du salarié. 

Accès

Afin que le salarié puisse accéder à ses bulletins de paie pour faire valoir ses droits à la retraite le moment venu, l'employeur doit lui garantir leur disponibilité soit pendant 50 ans, soit jusqu'aux 75 ans du salarié.

Si l'employeur ou le prestataire cesse entre-temps leur activité, le salarié doit être informé de la mise à disposition de ses bulletins de salaire au moins 3 mois avant la fin de la fermeture du service. Il doit alors pouvoir les récupérer à tout moment. 

Le salarié doit dans tous les cas pouvoir consulter ses bulletins de paie électroniques via le service en ligne de son compte personnel d'activité.

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